Geheimnisse der geschäftlichen E-Mail-Korrespondenz. Nützliche Sätze für die Geschäftskorrespondenz Sie haben den Anhang vergessen
Nach Angaben der britischen Direct Marketing Association generierte jeder im Jahr 2015 für E-Mail-Marketing ausgegebene Pfund eine Gegenleistung von 38 Pfund. Sie möchten die gleichen Ergebnisse erzielen, wissen es aber nicht Wie schreibe ich einen Brief an einen Kunden?Dann nutzen Sie das BesteMusterbriefe an Kunden,die wir in diesem Testbericht für Sie zusammengestellt haben.
So schreiben Sie richtig einen Brief an einen Kunden
Sie denken ständig an Ihre Kunden, aber das beruht nicht auf Gegenseitigkeit. Um ihre Aufmerksamkeit zu erregen und Ihren Mitbewerbern einen Schritt voraus zu sein, müssen Sie sich regelmäßig daran erinnern. E-Mails tun dies sehr gut. Laut den Autoren des Pipedrive-Blogs gibt es mehrere Tricks, die sich zu Ihren Gunsten auswirken können:
- Geduld und noch mehr Geduld. Führen Sie Ihren potenziellen Käufer schrittweise zu einem Geschäft, indem Sie ihm regelmäßig .
- Vereinbaren Sie eine Strategie beim Versenden von Briefen an Kunden mit der Marketingabteilung, um nicht zu aufdringlich zu sein und die Mailbox des Kunden nicht mit wiederholten Informationen zu verstopfen.
- Verwenden Sie ein CRM-System. Dies vereinfacht die technische Seite der Kommunikation mit Kunden und beschleunigt die Arbeit mit E-Mails.
Ein CRM-System ist ein praktisches Programm, das dabei hilft, Aufzeichnungen über Kunden und Transaktionen zu führen, alle Anrufe aufzuzeichnen und auch dabei hilft, die Korrespondenz mit dem Kunden bequem zu organisieren. Das Programm lässt sich beispielsweise in den Postdienst integrieren (Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Postfächern anschließen) und ermöglicht Ihnen, den Korrespondenzverlauf direkt auf der Karte des Kontrahenten zu speichern. Wenn er dir geschrieben hat neuer Kunde, dann können Sie direkt aus einem eingehenden Brief eine Deal Card erstellen.
Briefe an Kunden: Beispiele und vorgefertigte Muster
Wir haben eine Auswahl zusammengestelltGeschäftsbriefe an Kunden,die Sie als Probe nehmen können. Sie müssen lediglich Details hinzufügen.
1. Schreiben Sie zum ersten Mal an einen potenziellen Kunden? Senden Sie diese kurze Nachricht:
Betreff des Briefes: Vielleicht sind Sie unser neuer Kunde
Guten Tag, [Name].
Wir [kurze Informationen zum Unternehmen].
Wenn Sie daran interessiert sind, bin ich bereit, die Möglichkeit einer Zusammenarbeit zu besprechen. Teilen Sie uns mit, zu welcher Uhrzeit Sie am besten anrufen können.
[Unterschrift]
2. Erzählen Sie Ihrem potenziellen Kunden von Ihrer erfolgreichen Zusammenarbeit mit seinen Konkurrenten:
Betreff des Briefes: Bleiben Sie mit Ihren Konkurrenten auf dem Laufenden
Guten Tag, [Name].
Wir arbeiten erfolgreich mit [Konkurrent von X und Y] V [Anwendungsbereich] bereits [so viel Zeit] und gemeinsam haben wir gute Ergebnisse erzielt. Detaillierte Informationen dazu finden Sie hier [Link zum Fall/Rezension].
Wir freuen uns, wenn Sie dabei sind.
[Unterschrift]
3. Wenn Sie bei einer Geschäftsveranstaltung Kontakte zu potenziellen Kunden erhalten haben, Sende sieAngebotsschreibensolchProbe:
Betreff des Briefes: Mehr über unser Unternehmen
Guten Tag, [Name].
Ich hoffe, es hat dir auch gefallen [Ereignis] und möchten Ihnen für Ihr Interesse danken [Name des Unternehmens].
Nähere Informationen zu unserem Unternehmen füge ich Ihnen bei. Gerne bespreche ich alle Ihre Fragen telefonisch.
[Unterschrift]
Erinnerungsschreiben
4. Einige Zeit nach dem Absenden Briefe an Kunden, die Dienstleistungen anbieten oder Weitere Informationen Denke daran:
Betreff des Briefes: Gibt es etwas, das Sie besprechen möchten?
Guten Tag, [Name].
Ich hoffe, dass Sie die Gelegenheit hatten, meinen vorherigen Brief zu lesen und sich damit vertrauter zu machen [Weitere Informationen].
Haben Sie Fragen oder Gedanken zu meinem Vorschlag? Gerne bespreche ich diese telefonisch oder persönlich. Wann haben Sie dafür Zeit?
[Unterschrift]
5. Wenn Sie die Wirksamkeit Ihres Vorschlags anhand von Zahlen belegen können, teilen Sie diese mit Briefe an Firmenkunden. Fakten überzeugen besser.
Betreff des Briefes: Ein paar Fakten, von denen Sie vielleicht nichts wissen [Name des Unternehmens]
Guten Tag, [Name].
Ich habe Ihnen kürzlich einen Brief darüber geschickt [Name des Unternehmens], und ich denke, wir könnten nützlich sein [Ihr Unternehmen].
Unsere Kunden verzeichnen Wachstum [Indikatoren angeben] wenn benutzt [Name des Produkts und der Dienstleistung]. Wir bieten auch an [von Werbeaktionen erzählen] Und [Andere tolle Angebote erwähnen].
Wenn Sie weitere Einzelheiten erfahren möchten, teilen Sie uns dies bitte mit und wir vereinbaren telefonische oder persönliche Verhandlungen.
Ich freue mich auf deine Antwort.
[Unterschrift]
6. Bieten Sie Ihren Kunden eine Testphase oder kostenlose Muster an. Käufer sind eher bereit, ein Geschäft abzuschließen, wenn sie das Produkt zuerst testen.
Betreff des Briefes: Geschenk für Ihr Unternehmen
Guten Tag, [Name].
Vor ein paar Tagen habe ich Ihnen Informationen zugesandt [Name des Produkts] und jetzt schlage ich vor, es in Aktion zu versuchen.
Ich habe einige Gast-Logins/Gratisproben/Gutscheine erstellt/angehängt, die zum Zugriff/Empfang verwendet werden können [Produkt oder Dienstleistung]. Teilen Sie sie mit Ihren Kollegen. Es wäre interessant, ihre Meinung zu hören.
Gerne bespreche ich alles ausführlicher am Telefon oder persönlich. Ich bin sicher, dass wir Ihnen dabei wirklich nützlich sein können [Tätigkeitsbereich].
[Unterschrift]
7. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie mit einem verhandlungsberechtigten Mitarbeiter korrespondieren, bitten Sie ihn, bei der Kontaktaufnahme mit dem Entscheider behilflich zu sein:
Betreff des Briefes: Ich hoffe, Sie können mich an die richtige Person weiterleiten
Guten Tag, [Name].
Vor ein paar Tagen habe ich Ihnen einen Brief darüber geschickt [Unternehmen oder Produkt] und jetzt bezweifle ich, dass ich an die richtige Adresse gekommen bin.
Sind Sie es, der die Entscheidungen zu dem Thema trifft, das mich interessiert? Wenn nicht, könnten Sie mir helfen, die richtige Person in Ihrem Unternehmen zu kontaktieren?
Warten auf Ihre Antwort.
8. Verwenden Sie diesen Text des Briefes an den Kunden, wenn Sie sich nach dem Treffen mit ihm nach seinen Zukunftsplänen erkundigen möchten:
Betreff des Briefes: Deine Pläne
Guten Tag, [Name].
Vielen Dank für Ihre Zeit. Jetzt möchte ich gerne wissen, wie Sie die weitere Diskussion unseres Themas sehen.
Wenn Sie weiterhin Interesse haben, teilen Sie uns bitte Ihre Pläne mit.
Warten auf Ihre Antwort.
[Unterschrift]
9. Erinnern Sie den Kunden nach dem Treffen an die folgenden Verhandlungsphasen:
Betreff des Briefes: Aktionsplan für die nahe Zukunft
Guten Tag, [Name].
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben – das heutige Treffen war sehr produktiv. Ich möchte Sie kurz daran erinnern, was wir als nächstes tun werden:
[Datum]: Ich schicke Ihnen [Vertrag/vollständiger Dokumentensatz].
[Datum]: Sie werden Ihre Kommentare und Wünsche an mich weiterleiten.
[Datum]: Wir werden alle letzten Änderungen vornehmen und die Vereinbarung unterzeichnen.
Wenn Sie vor diesem Datum etwas besprechen müssen, lassen Sie es mich bitte wissen.
10. KomponierensolchBrief an den Kunden, wenn er während des Treffens zusätzliche Informationen erhalten möchte:
Betreff des Briefes: Informationen zu Ihrer Anfrage
Guten Tag, [Name].
Wir freuen uns über ein persönliches Treffen mit Vertretern Ihrer Organisation. Ich habe versprochen, Ihnen weitere Informationen zu senden [Frage]- Sie befinden sich in der angehängten Datei.
Bereit, alle Fragen zu beantworten. Rufen Sie mich jederzeit unter [Nummer] an oder schreiben Sie an diese Adresse.
[Unterschrift]
Wenn der Kunde sich nicht meldet
11. Wenn der Kunde den Anruf nicht beantwortet , verwenden Sie FolgendesBeispiel für das Schreiben eines Briefes:
Betreff des Briefes: Konnte Sie nicht kontaktieren
Guten Tag, [Name].
Ich wollte mit Ihnen darüber diskutieren [Frage], aber Sie sind wahrscheinlich beschäftigt. Bitte rufen Sie mich zurück unter [Nummer] Oder sagen Sie mir Bescheid, wann es Ihnen passt, damit ich Sie anrufen kann.
[Unterschrift]
12. Haben Sie den Kunden nicht erreicht und ihm keine Sprachnachricht hinterlassen? Vervollständigen Sie es mit folgendem Buchstaben:
Betreff des Briefes: Habe dich nicht erreicht
Guten Tag, [Name].
Ich habe Sie kürzlich angerufen, um mit Ihnen zu sprechen [Frage].
[Unterschrift]
13. Wenn ein Kunde weiterhin nicht auf allen Kanälen antwortet, hat er möglicherweise viel zu tun. Verwenden Sie diese Vorlage – selbst eine sehr beschäftigte Person kann ein paar Sekunden für die Antwort finden:
Betreff des Briefes: Kurze Antwort erforderlich
Guten Tag, [Name].
Leider kann ich Sie in keiner Weise kontaktieren. Ich gehe davon aus, dass Sie sehr beschäftigt sind oder kein Interesse mehr an unseren Dienstleistungen haben.
Bitte geben Sie in Ihrer Antwort die entsprechende Antwort an:
- Bitte lassen Sie mich allein!
- Zu beschäftigt, schreiben Sie mir bitte in einem Monat noch einmal.
- Ich werde Sie selbst kontaktieren.
[Unterschrift]
14. Wenn Sie unauffällig an sich selbst erinnern möchten, teilen Sie dem Kunden Informationen mit, die für ihn nützlich sind:
Betreff des Briefes: Eine nützliche Information für dein Geschäft
15. Wenn der Kunde mit der Zahlung in Verzug gerät, erinnern Sie ihn daran:
Betreff des Briefes: Zahlungsverzug
Guten Tag, [Name].
[Datum] Ich habe Ihnen eine Rechnung per E-Mail geschickt. Die Zahlung ist noch nicht eingegangen. Bitte erkundigen Sie sich, ob Ihre Finanzabteilung unsere Rechnung erhalten hat. Bei Bedarf werde ich es erneut senden. Ich erwarte die Zahlung von Ihnen innerhalb einer Woche.
Danke für Ihre Hilfe.
[Unterschrift]
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Geschäftskommunikation ist eine eigene Welt mit eigenen Gesetzen. Vieles hängt davon ab, wie wir diese Gesetze einhalten: der Eindruck, den wir auf Kollegen und Partner hinterlassen, die Arbeitsproduktivität und sogar der berufliche Aufstieg.
Ein besonderer Ort in Unternehmenskommunikation beschäftigt mit Geschäftskorrespondenz, die die tägliche Verantwortung der meisten Büroangestellten ist, und nicht nur das. Die Fähigkeit, Geschäftskorrespondenz korrekt zu führen, kann eine gute Hilfe sein, um gewinnbringende Geschäfte abzuschließen und das Image Ihres Unternehmens aufzubauen.
Schauen wir uns einige Merkmale eines Geschäftsbriefs an. Geschäftskorrespondenz ist also:
- Verwendung von Musterphrasen und Klischees
- emotionale Neutralität,
- semantische Genauigkeit und Prägnanz der Darstellung,
- gut durchdachte Argumentation.
Geschäftskorrespondenz an Englische Sprache– das sind die gleichen Regeln und Klischees, von denen wir einige jedem empfehlen, der mit ausländischen Partnern oder in internationalen Unternehmen zusammenarbeitet. Wir machen Sie auf einige nützliche Phrasen aufmerksam, die Ihre Geschäftskorrespondenz schmücken werden. Diese Sätze unterstreichen Ihre Professionalität und prägen Ihr Image. Geschäftsmann. Lass uns anfangen!
1.Bitte beiliegend finden
Beginnen wir mit den Klassikern. Oftmals muss man einem Brief verschiedene Dokumente oder andere Dateien beifügen. Um den Empfänger über das Vorhandensein eines Anhangs zu informieren, ist dieser Satz perfekt. Schließlich bedeutet das Wort „Anhaftung“ in der Übersetzung „Anhaftung“. Der Satz sollte am Ende des Briefes verwendet werden.
Hier ein paar Anwendungsbeispiele:
- Anbei finden Sie mein Portfolio.
- Im Anhang finden Sie eine Kopie der Vereinbarung/des Vertrags.
2.Ich habe weitergeleitet
Dieser Satz kann verwendet werden, wenn Sie eine E-Mail an andere Empfänger weiterleiten müssen. Um den Empfänger darüber zu informieren, eignet sich der Satz „Ich habe weitergeleitet“ perfekt. Zum Beispiel:
- Ich habe Annas Lebenslauf an Sie weitergeleitet.
- Ich habe Johns E-Mail an Sie weitergeleitet.
3.Ich habe den CC erstellt
Eine Person, die nicht in alle Geheimnisse der Besonderheiten der Geschäftskorrespondenz eingeweiht ist, versteht möglicherweise nicht, was diese seltsame Abkürzung bedeutet. Aber wir sind Profis. „I’ve cc’ed“ ist eine Abkürzung, die für „Ich habe Kohlenstoff kopiert“ steht. Der Ausdruck bedeutet „jemanden kopieren, um Briefe zu erhalten“.
Wenn Sie also jemandem mitteilen möchten, dass Sie andere Empfänger kopiert haben, können Sie gerne diesen Ausdruck verwenden. Z.B:
- Ich habe Sara in dieser E-Mail auf CC gesetzt.
- Ich habe Jack und Jimmy in diesen E-Mails auf CC gesetzt.
Bei Abkürzungen, die in der Geschäftskorrespondenz nicht verwendet werden dürfen, wird in diesem Fall in der Regel eine Ausnahme gemacht.
4.Für weitere Details
Dieser Satz ist eine bewährte Möglichkeit, Ihren Brief auf Englisch höflich zu beenden. „Für weitere Einzelheiten“ bedeutet „für detailliertere Informationen“, „im Einzelnen“. Anwendungsbeispiele:
- Für weitere Details kontaktieren Sie mich jederzeit.
- Für weitere Details schreiben Sie bitte an unseren Vertriebsleiter.
Ein weiterer Satz, der Ihnen hilft, höflich zu beenden, lautet: „Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.“ Übersetzt heißt das: „Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie mir gerne.“
5.Ich freue mich darauf
Der Ausdruck „nach vorne schauen“ bedeutet „nach vorne schauen“. Wenn Sie sich also auf eine Antwort oder eine andere Aktion des Empfängers freuen, dann wäre es durchaus angebracht, diesen Ausdruck zu verwenden. Z.B:
- Ich freue mich auf Ihre Antwort.
- Ich würde mich über eine Antwort freuen.
Es ist besser, den Satz am Ende des Briefes zu verwenden.
Wenn Sie einen Brief schreiben, müssen Sie höflich sein, auch wenn Ihnen nicht wirklich danach ist. Die Fähigkeit, in jeder Situation kompetente Briefe zu schreiben, spiegelt Ihre Professionalität, Ihre guten Manieren und Ihr Wissen über Geschäftsethik wider. Abschließend möchten wir Sie daran erinnern, dass Sie in der Geschäftskorrespondenz präzise Formulierungen und einwandfreie Lese- und Schreibfähigkeiten an den Tag legen müssen. Auch die Verwendung von Abkürzungen ist (mit seltenen Ausnahmen) nicht akzeptabel.
E-Mails richtig auf Englisch schreiben, Liebe Freunde! Viel Glück!
Was ist E-Mail? In der modernen Geschäftswelt ist das:
- Dein Gesicht. Mit Hilfe von E-Mails können Sie in den Augen der Gegenpartei ein positives Bild erzeugen oder den ersten Eindruck verderben.
- Ihr Arbeitsgerät. Ein Großteil der Kommunikation mit der Außenwelt erfolgt über E-Mail. Wenn Sie also dieses Instrument beherrschen, können Sie Ihr Leben viel einfacher machen.
- Eine starke Ablenkung. Die Außenwelt versucht, an Sie heranzukommen, Sie abzulenken und aus der Fassung zu bringen. der richtige Weg per Email.
Schauen wir uns aus dieser Perspektive die Arbeit mit E-Mails an. Beginnen wir mit etwas Einfachem.
Einen Brief formatieren
Ich verwende den E-Mail-Client Mozilla Thunderbird und verwende ihn daher als Beispiel. Lassen Sie uns einen neuen Brief erstellen und die Liste der Felder von oben nach unten durchgehen.
An wen. Kopieren. Versteckte Kopie
Einige wissen es vielleicht nicht, aber „An“ in Mozilla kann in „Cc“ oder „Bcc“ geändert werden.
- An wen: Wir schreiben den Hauptempfänger oder mehrere Empfänger durch ein Semikolon getrennt.
- Kopieren: Wir schreiben an jemanden, der den Brief lesen soll, von dem wir aber keine Reaktion erwarten.
- Versteckte Kopie: Wir schreiben an jemanden, der den Brief lesen soll, den anderen Empfängern des Briefes aber unbekannt bleiben soll. Es eignet sich besonders für den Massenversand von Geschäftsbriefen, beispielsweise Benachrichtigungen.
Falsch Geben Sie bei Massenmailings Empfänger über die Felder „Kopieren“ oder „An“ an. Mehrmals im Jahr erhalte ich Briefe, in denen im Feld „Cc“ 50–90 Empfänger aufgeführt sind. Es liegt eine Verletzung der Privatsphäre vor. Nicht alle Ihre Empfänger müssen wissen, mit wem Sie sonst noch an einem ähnlichen Thema zusammenarbeiten. Es ist gut, wenn das Leute sind, die sich kennen. Was ist, wenn auf der Liste konkurrierende Unternehmen stehen, die nichts voneinander wissen? Sie müssen mindestens auf unnötige Erklärungen vorbereitet sein und höchstens auf die Beendigung der Zusammenarbeit mit einem von ihnen. Nicht so.
Betreff des Briefes
Professionelle Mailing-Dienste schreiben in ihren Unternehmensblogs oft (manchmal sinnvoll) über die Bedeutung der E-Mail-Betreffzeile. Am häufigsten sprechen wir jedoch von Verkaufsbriefen, bei denen der Betreff des Briefes das Problem „Die E-Mail sollte geöffnet werden“ löst.
Wir besprechen die tägliche Geschäftskorrespondenz. Hier löst das Thema das Problem „Der Brief und sein Autor sollten leicht identifiziert und dann gefunden werden.“ Darüber hinaus wird Ihr Fleiß in Form von Karma zahlreicher Antwortbriefe, nur mit Präfixen, zu Ihnen zurückkehren Re: oder Vorwärts, unter denen Sie nach dem gewünschten Buchstaben zum Thema suchen müssen.
Zwanzig Briefe sind der Umfang der eintägigen Korrespondenz eines mittleren Managers. Ich spreche überhaupt nicht von Unternehmern und Geschäftsinhabern; ihre Anzahl an Briefen liegt manchmal bei 200 oder mehr pro Tag. Deshalb noch einmal: Senden Sie keine E-Mails mit einem leeren Betreff.
Wie formuliert man also die Betreffzeile einer E-Mail richtig?
Fehler Nr. 1 : Nur der Firmenname im Betreff. Zum Beispiel „Sky“ und das war’s. Erstens sind Sie wahrscheinlich nicht der Einzige in Ihrem Unternehmen, der mit dieser Gegenpartei kommuniziert. Zweitens bringt ein solches Thema keine Bedeutung, da der Name Ihres Unternehmens bereits aus der Adresse ersichtlich ist. Drittens: Ratet mal, wie euer eigenes Postfach mit diesem Korrespondenzansatz aussehen wird? Etwas wie das.
Ist es bequem, nach solchen Themen zu suchen?
Fehler Nr. 2 : auffällige, verkaufsstarke Schlagzeile. Es ist großartig, wenn Sie wissen, wie man solche Schlagzeilen schreibt. Aber ist es sinnvoll, diese Fähigkeiten in der Geschäftskorrespondenz einzusetzen? Denken Sie an den Zweck einer geschäftlichen E-Mail-Betreffzeile: nicht um zu verkaufen, sondern um Identifikation und Suche zu ermöglichen.
Text des Briefes
Es gibt viele Schreibratgeber für unterschiedliche Anlässe. Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin und andere Meister der Worte verfügen beispielsweise über viele nützliche Informationen. Ich rate Ihnen, ihre Artikel zu lesen, zumindest um die allgemeine Lese- und Schreibkompetenz zu verbessern und den allgemeinen Stil der schriftlichen Rede zu verbessern.
Beim Schreiben eines Briefes müssen wir nacheinander mehrere Entscheidungen treffen.
Eine Frage der Höflichkeit . Zu Beginn des Briefes können Sie in Höflichkeiten oder sogar Zärtlichkeit verschmelzen, im Sinne von „Mein lieber Rodya, es ist mehr als zwei Monate her, seit ich schriftlich mit Ihnen gesprochen habe, worunter ich selbst gelitten habe und teilweise sogar nicht geschlafen habe.“ Nächte, Nachdenken.“ Sehr höflich und sehr kostspielig, sowohl im Hinblick auf die Zeit, eine solche Einleitung zu schreiben, als auch im Hinblick auf die Zeit des Gesprächspartners, sie zu lesen. Korrespondenz ist ein Geschäft, erinnern Sie sich? Kein Briefaufsatz für einen Wettbewerb oder ein Brief an Raskolnikows Mutter, sondern eine Geschäftskorrespondenz.
Wir respektieren unsere Zeit und die des Empfängers!
Es macht nur Sinn, sich im ersten Brief nach einem flüchtigen Treffen auf einer Messe vorzustellen und an die Umstände Ihrer Bekanntschaft zu erinnern. Wenn es sich um eine Fortsetzung der Zusammenarbeit oder eine laufende Korrespondenz handelt, schreiben wir im ersten Brief des Tages: „Hallo, Ivan“, im zweiten und den folgenden: „Ivan, ...“.
Appellieren . Mich beschäftigt schon immer die Frage, an wen man sich in einem Brief wenden soll, wenn es mehrere Empfänger gibt. Kürzlich habe ich einen Brief an drei Mädchen namens Anna geschrieben. Ohne Zweifel schrieb ich „Hallo, Anna“ und machte mir keine Sorgen. Aber so viel Glück ist nicht immer der Fall.
Was ist, wenn es drei oder sogar sieben Empfänger gibt und diese nicht denselben Namen haben? Sie können sie namentlich auflisten: „Guten Tag, Rodion, Pulcheria, Avdotya und Pjotr Petrowitsch.“ Aber es ist lang und braucht Zeit. Sie können schreiben: „Hallo, Kollegen!“
Für mich selbst wende ich die Regel an, die Person im „An“-Feld namentlich anzusprechen. Und kontaktieren Sie die Personen in der Kopie überhaupt nicht. Diese Regel ermöglicht es Ihnen auch, den Adressaten des Briefes und den Zweck dieses Briefes genauer zu bestimmen (einen!).
Zitat . Oftmals handelt es sich bei der Korrespondenz um eine Briefkette mit Fragen und Antworten – kurz gesagt um einen Dialog. Es gilt als bewährte Vorgehensweise, den Korrespondenzverlauf nicht zu löschen und Ihre Antwort an den Anfang des zitierten Textes zu schreiben, damit Sie, wenn Sie eine Woche später zu dieser Korrespondenz zurückkehren, den Dialog problemlos von oben nach unten und nach Datum absteigend lesen können.
Aus irgendeinem Grund lautet die Standardeinstellung in Mozilla „Cursor nach zitiertem Text platzieren“. Ich empfehle, es im Menü „Extras“ → „Kontooptionen“ → „Verfassen und Adressieren“ zu ändern. Es sollte so sein.
Zweck des Briefes . Es gibt zwei Arten von Geschäftsbriefen:
- wenn wir den Gesprächspartner lediglich informieren (z. B. einen Bericht über die im Monat geleistete Arbeit);
- und wenn wir etwas vom Gesprächspartner wollen. Beispielsweise damit er die beigefügte Rechnung zur Zahlung freigibt.
In der Regel gibt es um ein Vielfaches mehr Aufmunterungsbriefe als Meldebriefe. Wenn wir beim Gesprächspartner etwas erreichen wollen, ist es sehr wichtig, dies in einem Brief im Klartext zu sagen. Der Aufruf zum Handeln sollte mit einem Namen versehen sein und der letzte Satz im Brief sein.
Falsch : „Porfiry Petrowitsch, ich weiß, wer die alte Frau zu Tode gehackt hat.“
Rechts : „Porfiry Petrovich, ich war es, der die alte Frau zu Tode gehackt hat, bitte ergreifen Sie Maßnahmen, um mich zu verhaften, ich habe das Leiden satt!“
Warum sollte der Korrespondent für Sie darüber nachdenken, was mit diesem Brief geschehen soll? Schließlich könnte er die falsche Entscheidung treffen.
Unterschrift im Text . Sie muss sein. Darüber hinaus haben Sie bei allen E-Mail-Clients die Möglichkeit, eine automatische Signaturersetzung zu konfigurieren, beispielsweise das klassische „Mit freundlichen Grüßen …“. In Mozilla geschieht dies im Menü „Extras“ → „Kontooptionen“.
Ob Kontakte in die Signatur geschrieben werden oder nicht, ist für jeden eine persönliche Angelegenheit. Wenn Sie jedoch in irgendeiner Weise mit dem Verkauf zu tun haben, schreiben Sie unbedingt. Auch wenn der Deal aufgrund der Kommunikation nicht zustande kommt, werden Sie in Zukunft über die Kontakte aus der Signatur leicht gefunden.
Zum Schluss noch eine Funktion des Briefkörpers für diejenigen Gesprächspartner, die Ihre Briefe nicht beantworten möchten (können, wollen, keine Zeit haben). Bitte geben Sie die Standardeinstellung im Text des Briefes an. Zum Beispiel: „Porfiry Petrowitsch, wenn Sie nicht vor Freitag 12:00 Uhr kommen, um mich zu verhaften, dann betrachte ich mich als amnestiert.“ Natürlich muss die Deadline real sein (den Text aus dem Beispiel solltest du nicht am Freitag um 11:50 Uhr verschicken). Der Empfänger muss körperlich in der Lage sein, Ihren Brief zu lesen und darauf zu reagieren. Ein solches „Schweigen“ entbindet Sie von der Verantwortung für die Nichtantwort des Gesprächspartners. Wie immer müssen Sie die Verwendung dieser Funktion mit Bedacht angehen. Wenn eine Person rechtzeitig und regelmäßig auf Ihre Briefe antwortet, kann ein solches Ultimatum sie, wenn nicht sogar beleidigend, ein wenig stressen oder dazu bringen, dass sie beschließt, den Brief nicht jetzt zu beantworten, sondern Sie bis Freitag warten zu lassen.
Anhänge
Briefen sind oft Anhänge beigefügt: Lebensläufe, kommerzielle Angebote, Kostenvoranschläge, Zeitpläne, Scans von Dokumenten – ein sehr praktisches Werkzeug und gleichzeitig eine Quelle häufiger Fehler.
Fehler : riesige Investitionssumme. Ich erhalte oft E-Mails mit Anhängen von bis zu 20 MB Größe. In der Regel handelt es sich dabei um Scans mancher Dokumente im TIFF-Format mit einer Auflösung von 600dpi. Das E-Mail-Programm des Korrespondenten wird bei dem vergeblichen Versuch, eine Vorschau des Anhangs zu laden, mit ziemlicher Sicherheit mehrere Minuten lang einfrieren. Und Gott bewahre, dass der Empfänger versucht, diesen Brief auf einem Smartphone zu lesen ...
Ich persönlich lösche solche Briefe sofort. Sie möchten nicht, dass Ihre E-Mail vor dem Lesen im Papierkorb landet? Überprüfen Sie die Höhe der Investition. Es wird empfohlen, dass die Größe nicht mehr als 3 MB beträgt.
Was tun bei Überschreitung?
- Versuchen Sie, Ihren Scanner auf ein anderes Format und eine andere Auflösung umzustellen. Beispielsweise erzeugen PDF und 300 dpi gut lesbare Scans.
- Denken Sie an Programme wie WinRar oder 7zip Archiver. Einige Dateien werden perfekt komprimiert.
- Was tun, wenn der Anhang riesig ist und Sie ihn nicht komprimieren können? Beispielsweise wiegt eine fast leere Buchhaltungsdatenbank 900 MB. Cloud-Informationsspeicher werden Abhilfe schaffen: Dropbox, Google Drive und dergleichen. Einige Dienste wie Mail.ru wandeln große Anhänge automatisch in Links zum Cloud-Speicher um. Da ich meine in der Cloud gespeicherten Informationen jedoch lieber selbst verwalte, begrüße ich die Automatisierung durch Mail.ru nicht.
Und noch eine nicht ganz offensichtliche Empfehlung zu Investitionen – ihre Name . Es muss für den Empfänger verständlich und akzeptabel sein. Einmal bereiteten wir in der Firma ein kommerzielles Angebot im Namen von ... vor, es sei Fjodor Michailowitsch Dostojewski. Ich erhielt einen Brief vom Manager mit einem CP-Entwurf zur Genehmigung, und der Anhang enthielt eine Datei mit dem Namen „ForFedi.docx“. Der Manager, der mir das geschickt hat, hatte einen Dialog, der etwa so ablief:
Sehr geehrter Manager, sind Sie persönlich bereit, sich diesem angesehenen Mann zu nähern und ihn ins Gesicht Fedya zu nennen?
Irgendwie, nein, er ist ein angesehener Mann, jeder nennt ihn beim Vornamen und Vatersnamen.
Warum haben Sie den Anhang „Für Fedi“ genannt? Wenn ich es ihm jetzt schicke, glauben Sie, dass er mit diesem CP Äxte von uns kaufen wird?
Ich wollte es später umbenennen ...
Warum eine Zeitbombe vorbereiten – die Ablehnung eines potenziellen Kunden – oder sich durch die Umbenennung der Datei zusätzliche Arbeit schaffen? Warum den Anhang nicht gleich richtig benennen: „Für Fjodor Michailowitsch.docx“ oder noch besser – „KP_Sky_Axes.docx“.
Wir haben E-Mails also mehr oder weniger als „Gesicht“ aussortiert. Kommen wir nun dazu, E-Mail als Werkzeug für effektives Arbeiten zu betrachten und über ihre Ablenkungskomponente zu sprechen.
Arbeiten mit Buchstaben
E-Mail ist eine starke Ablenkung. Wie jede Ablenkung muss auch mit E-Mails durch strengere Regeln und die Einführung von Arbeitsplänen umgegangen werden.
Sie müssen mindestens ALLE Benachrichtigungen über eingehende E-Mails deaktivieren. Wenn der E-Mail-Client standardmäßig konfiguriert ist, werden Sie mit einem akustischen Signal benachrichtigt, ein Symbol neben der Uhr blinkt und eine Vorschau des Briefes wird angezeigt. Mit einem Wort, sie werden alles tun, um Sie zunächst von der mühsamen Arbeit loszureißen und Sie dann in den Abgrund ungelesener Briefe und ungelesener Mailings zu stürzen – minus ein oder zwei Stunden Ihres Lebens.
Manche Menschen haben eine starke Willenskraft, die es ihnen ermöglicht, sich nicht von Benachrichtigungen ablenken zu lassen, aber normale Menschen sind besser dran, das Schicksal nicht herauszufordern und sie abzuschrecken. In Mozilla Thunderbird erfolgt dies über das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Allgemein“ → „Wenn neue Nachrichten erscheinen“.
Wenn keine Benachrichtigungen vorliegen, wie können Sie dann erkennen, dass ein Brief angekommen ist?
Sehr einfach. Sie selbst nehmen sich bewusst Zeit, Ihre E-Mails zu sortieren, Ihren E-Mail-Client zu öffnen und alle ungelesenen Nachrichten anzuzeigen. Dies kann zweimal täglich erfolgen, beispielsweise mittags und abends, oder während erzwungener Stillstandzeiten, beispielsweise im Stau.
Die Leute fragen oft: Wie sieht es mit Reaktionszeiten und dringenden Briefen aus? Ich antworte: Sie haben keine dringenden Briefe in Ihrer Post. Es sei denn, Sie arbeiten in der Kundendienstabteilung (diese Abteilung hat ihre eigenen Regeln für die Arbeit mit E-Mails).
Bei dringenden Briefen werden Sie vom Absender über andere Kanäle – Telefon, SMS, Skype – darüber informiert. Dann gehen Sie bewusst in Ihren E-Mail-Client und bearbeiten dringende Post. Alle Zeitmanagement-Gurus (zum Beispiel Gleb Arkhangelsky mit seinem „Time Drive“) erklären eine Standardantwort auf E-Mails innerhalb von 24 Stunden. Dies ist eine normale Regel guter Manieren – erwarten Sie von Ihrem Gesprächspartner keine sofortigen Antworten per E-Mail. Wenn Sie einen dringenden Brief erhalten, benachrichtigen Sie ihn über schnellere Kommunikationskanäle.
Deshalb haben wir die Benachrichtigungen deaktiviert und schalten nun den E-Mail-Client gemäß unserem Zeitplan ein.
Was tun, wenn wir zur Post gehen und eine Aktivität namens „E-Mails sortieren“ durchführen? Wo ist der Anfang und das Ende dieser Arbeit?
Ich habe viel über das Zero-Inbox-System gehört, aber leider habe ich noch keinen einzigen Menschen getroffen, der es nutzt. Ich musste mein Rad neu erfinden. Es gibt Artikel zu diesem Thema auf Lifehacker. Zum Beispiel, " ". Im Folgenden werde ich in meiner Interpretation über das Zero-Inbox-System sprechen. Ich wäre dankbar, wenn GTD-Gurus Kommentare abgeben und das beschriebene System ergänzen oder verbessern würden.
Es ist wichtig zu verstehen und zu akzeptieren, dass E-Mail kein Aufgabenplaner oder Archiv für Ihre Aktivitäten ist. Daher sollte der Posteingangsordner immer leer sein. Wenn Sie mit dem Durchsuchen Ihres Posteingangs beginnen, hören Sie nicht auf und lassen Sie sich durch nichts ablenken, bis Sie diesen Ordner geleert haben.
Was tun mit E-Mails in Ihrem Posteingang? Sie müssen jeden Buchstaben nacheinander durchgehen und löschen. Ja, markieren Sie einfach und drücken Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur. Wenn Sie sich nicht dazu durchringen können, den Brief zu löschen, müssen Sie entscheiden, was Sie damit machen möchten.
- Können Sie es in drei Minuten beantworten? Muss ich darauf antworten? Ja, es ist notwendig, und die Antwort wird nicht länger als drei Minuten dauern, dann antworten Sie sofort.
- Sie müssen antworten, aber die Vorbereitung einer Antwort dauert mehr als drei Minuten. Wenn Sie einen Aufgabenplaner verwenden, der es Ihnen ermöglicht, eine E-Mail in eine Aufgabe umzuwandeln, wandeln Sie die E-Mail in eine Aufgabe um und vergessen Sie sie für eine Weile. Ich nutze zum Beispiel den absolut wunderbaren Service Doit.im. Es ermöglicht Ihnen, eine persönliche E-Mail-Adresse zu generieren: Sie leiten den Brief an diese weiter und er wird zu einer Aufgabe. Wenn Sie jedoch keinen Aufgabenplaner haben, verschieben Sie den Buchstaben in den Unterordner „0_Run“.
- Nachdem Sie schnell auf einen Brief geantwortet, ihn in eine Aufgabe umgewandelt oder einfach nur gelesen haben, müssen Sie entscheiden, was Sie als Nächstes mit dieser Nachricht tun möchten: Löschen Sie sie oder senden Sie sie zur langfristigen Speicherung an einen der Ordner.
Hier sind die Langzeitspeicherordner, die ich habe.
- 0_Ausführen. Ich habe keinen solchen Ordner, aber wenn Sie keinen Planer haben, ich wiederhole, können Sie hier Briefe ablegen, die detaillierte Arbeit erfordern. Dieser Ordner muss ebenfalls regelmäßig gereinigt werden, jedoch mit einem sorgfältigen Ansatz zu einem speziell dafür vorgesehenen Zeitpunkt.
- 1_Ref. Hier habe ich Briefe mit Hintergrundinformationen eingefügt: Willkommensbriefe mit Logins von verschiedenen Webdiensten, Tickets für bevorstehende Flüge und so weiter.
- 2_Projekte. Hier wird ein Archiv der Korrespondenz zu Partnern und Projekten gespeichert, zu denen aktuelle Beziehungen bestehen. Selbstverständlich wurde für jedes Projekt bzw. jeden Partner ein eigener Ordner angelegt. In den Ordner des Partners habe ich nicht nur Briefe seiner Mitarbeiter gelegt, sondern auch Briefe von Neb-Mitarbeitern, die mit diesem Partner in Zusammenhang stehen. Sehr praktisch: Bei Bedarf ist die gesamte Korrespondenz zum Projekt mit wenigen Klicks zur Hand.
- 3_Museum. Hier habe ich die Briefe abgelegt, deren Löschung schade wäre und deren Nutzen nicht offensichtlich ist. Außerdem werden Ordner mit geschlossenen Projekten aus „2_Projekte“ hierher migriert. Kurz gesagt, das „Museum“ lagert die ersten Kandidaten für die Entfernung.
- 4_Dokumente. Hier finden Sie Briefe mit elektronischen Mustern von Dokumenten, die in Zukunft für die Buchhaltung nützlich sein können, zum Beispiel Abgleichsberichte von Kunden, Tickets für unternommene Reisen. Der Ordner hat viele Ähnlichkeiten mit den Ordnern „2_Projects“ und „1_Reference“, nur Buchhaltungsinformationen werden darin gespeichert und Verwaltungsinformationen werden im Ordner „2_Projects“ gespeichert. In „4_Dokumente“ gibt es tote Informationen und in „2_Projekte“ gibt es Live-Informationen.
- 5_Wissen. Hier stelle ich nur wirklich nützliche Newsletter ein, zu denen ich nach einer Weile zurückkehren möchte, um mich inspirieren zu lassen oder Lösungen zu finden.
Es gibt weitere E-Mail-Client-Einstellungen, die für den Betrieb dieses Systems wichtig sind. Erstens gibt es in Thunderbird standardmäßig das Kontrollkästchen „Nachrichten als gelesen markieren“. Ich mache das lieber bewusst, also runter mit der Fahne! Gehen Sie dazu in das Menü „Extras“ → „Einstellungen“ → „Erweitert“ → „Lesen und Anzeigen“.
Zweitens verwenden wir Filter . Früher habe ich aktiv Filter eingesetzt, die Briefe basierend auf der Absenderadresse automatisch in die entsprechenden Ordner weitergeleitet haben. Beispielsweise wurden Briefe eines Anwalts in den Ordner „Anwalt“ verschoben. Ich habe diesen Ansatz aus mehreren Gründen aufgegeben. Erstens: Briefe eines Anwalts beziehen sich in 99 % der Fälle auf ein Projekt oder einen Partner, das heißt, sie müssen in den Ordner dieses Partners oder Projekts verschoben werden. Zweitens: Ich habe beschlossen, das Bewusstsein zu stärken. Sie müssen selbst entscheiden, wo ein bestimmter Brief gespeichert werden soll. Bequemer ist es, nach unbearbeiteten Nachrichten nur an einem Ort zu suchen – im Posteingang. Jetzt verwende ich Filter nur noch zum Organisieren automatischer regulärer Briefe aus verschiedenen Systemen in Ordnern, also Briefen, bei denen ich keine Entscheidungen treffen muss. Filter in Mozilla Thunderbird werden im Menü „Extras“ → „Nachrichtenfilter“ konfiguriert.
Also, wann der richtige Ansatz Je nach Umfang der Korrespondenz sollte der E-Mail-Versand zwischen 10 und 60 Minuten pro Tag in Anspruch nehmen.
Ja, und noch etwas. Haben Sie die Benachrichtigungen über den Eingang neuer Briefe bereits deaktiviert? ;)
Wir versenden täglich Dutzende E-Mails. Manchmal sind das ganz kurze Nachrichten, zum Beispiel: „Sollen wir zum Mittagessen gehen?“ Manchmal – mit deren Hilfe Sie Ihr Unternehmen oder Ihre Website präsentieren. Wenn es viele Briefe und wenig Zeit gibt, fangen wir an, uns zu beeilen und Fehler zu machen. Normalerweise trivial, wie ein Tippfehler, aber manchmal passieren Dinge, die Ihrem Ruf ernsthaft schaden und Ihre Beziehung zu einem Kunden oder Mitarbeiter zerstören können.
Dies kann vermieden werden, Sie müssen nur gesammelt werden und einige Fallstricke kennen. Hier sind die häufigsten Fehler beim Versenden von E-Mails. Lesen Sie es sorgfältig durch und denken Sie daran, dass Sie zunächst eine kurze Pause einlegen, prüfen müssen, ob alles in Ordnung ist, und erst dann auf die Schaltfläche „Senden“ klicken.
Sie geben die falsche Adresse ein
Der häufigste und unangenehmste Fehler. Stellen Sie sich vor, Sie möchten einem Freund eher persönliche Fotos schicken, geben aber automatisch die Adresse Ihres Chefs oder Kunden ein. Und erst nachdem der Brief weg ist, wird einem mit Entsetzen bewusst, was gerade passiert ist. Wenn es Sie tröstet: Jeder von uns hat sich mindestens einmal in seinem Leben in dieser Situation befunden: Anwälte schickten vertrauliche Dokumente an die Gegenpartei, Designer schickten Website-Layouts an den falschen Kunden usw. Aber wenn uns das passiert, scheint es, als würde uns der Boden unter den Füßen wegziehen.
Glücklicherweise verfügen viele E-Mail-Dienste, beispielsweise Gmail, über eine Funktion. Schalten Sie es ein und legen Sie ein großes Zeitintervall fest – es ist leiser, wissen Sie.
Du hast den Anhang vergessen
Sie haben geschrieben, dass dem Brief eine bestimmte Datei beigefügt war, aber Sie haben vergessen, diese anzuhängen. Ein weiterer häufiger Fehler, der oft zu Missverständnissen und Entschuldigungen führt. Einerseits ist es in Ordnung, niemand ist perfekt, aber es ist besser, zuerst alles zu überprüfen und erst dann den Brief abzusenden. Und um Rückfragen des Empfängers zu vermeiden, empfehlen wir, alle angehängten Dateien direkt im Brieftext aufzuführen. Zum Beispiel so:
Hallo, Maxim! Ich sende Ihnen mehrere Dateien, sie sind beigefügt:
Dienstleistungsvertrag
GIF mit einer Katze
Sie denken nicht über das Design nach
Sie begrüßen Sie, wie Sie sich erinnern, an ihrer Kleidung. Wenn Sie verhindern möchten, dass Ihre E-Mail den Wunsch weckt, sie sofort zu löschen, arbeiten Sie an ihrer Form. Man sagt, man müsse genauso viel Zeit darauf verwenden wie auf den Inhalt. Zum Glück ist es heute einfach. Hierzu empfehlen wir die Verwendung der ShoutOut-Anwendung von Wix, die Auswahl einer geeigneten Vorlage und das Hinzufügen Ihres Textes. Es sind keine besonderen Kenntnisse erforderlich. Stellen Sie lediglich sicher, dass alles ordentlich und schön aussieht. Ein guter Newsletter hat übrigens seine eigenen Geheimnisse und Regeln, daher empfehlen wir Ihnen, unseren E-Mail-Marketingleiter zu lesen. Danke mir nicht.
Sie geben den Betreff des Briefes nicht an
Der Betreff des Briefes erfüllt ungefähr die gleiche Rolle wie der Titel des Textes. Es erscheint neben Ihrem Namen, der Empfänger sieht es und versteht, was Sie ihm gesendet haben: eine Rechnung, Besprechungsergebnisse, Stellenangebot, Website-Layout usw. Denken Sie daran, dass das Thema klar formuliert sein muss, damit jemand Ihren Brief bei Bedarf schnell findet, und überzeugend, damit er Interesse weckt, wenn es sich beispielsweise um einen Newsletter handelt. Vor nicht allzu langer Zeit haben wir darüber geschrieben, dass es sich lohnt, es noch einmal zu lesen, wenn Sie es vergessen haben.
Sie speichern keine Entwürfe
Wenn Sie gerne Briefe in Texteditoren schreiben, dann speichern Sie oft, sonst schreiben Sie den ganzen Tag einen Brief und dann friert Ihr Computer plötzlich ein und alles ist weg. Oder schreiben Sie direkt im Mail-Service – dann werden alle Ihre Skizzen automatisch im Ordner „Entwürfe“ gespeichert.
Du bist unhöflich
Höflichkeit ist in der Korrespondenz nicht weniger wichtig als im Leben. Hier sind die Grundregeln, die jeder befolgen muss:
Bedanken Sie sich immer beim Absender für den Brief, insbesondere wenn Sie sehen, dass er gute Arbeit geleistet hat. Erinnern Sie sich, als uns allen als Kinder „magische“ Wörter beigebracht wurden? Vergessen wir sie nicht, auch wenn wir schon erwachsen sind.
Bleiben Sie ruhig, auch wenn die Angelegenheit äußerst dringend und wichtig ist. Nervosität und Vorwürfe führen definitiv zu nichts Gutem.
Beginnen und beenden Sie Ihren Brief mit gebräuchlichen Sätzen. Der Grad der Formalität hängt davon ab, mit wem Sie korrespondieren. Wenn es sich um Ihren Chef oder nur um eine offizielle Person handelt, verwenden Sie nicht „Hallo“, „Tschüss“ oder „Küsse“. Und umgekehrt: Wenn Sie einem Kollegen oder Freund schreiben, können Sie auf das traditionelle „Mit freundlichen Grüßen“ verzichten.
Sie lesen den Text nicht Korrektur
Tippfehler können den gesamten Eindruck ruinieren. Lesen Sie den geschriebenen Brief daher noch einmal sorgfältig durch, am besten mehrmals. Wenn Sie Zweifel an der Rechtschreibung oder Syntax haben, gehen Sie zu Gramotu.ru. Es ist besser, sieben Mal zu messen, also zu überprüfen, als sich dann für Tippfehler zu entschuldigen und zu beweisen, dass man tatsächlich lesen und schreiben kann.
Und übrigens: Wenn Sie Angst haben, versehentlich einen unvollendeten Brief zu verschicken, schreiben Sie zunächst den gesamten Text vollständig und geben Sie erst dann die Adresse des Empfängers ein.
Sie geben auf der Kopie des Briefes nicht die richtigen Personen an
Lassen Sie uns herausfinden, wer Ihren Brief tatsächlich erhalten könnte. Das Feld „An“ ist der primäre Empfänger. Das Feld „Ss“ gibt die Person an, die die Kopie erhält. Er hat keinen direkten Bezug zu dem besprochenen Thema, möchte oder muss sich dessen aber bewusst sein. Das Feld „Bcc“ enthält die ausgeblendeten Empfänger. Sie fügen sie hinzu, aber der Hauptempfänger sieht sie nicht. Und hier ist Vorsicht geboten: Man kann Cc und Bcc verwechseln, dann denkt der Empfänger, dass er ausspioniert wird.
Denken Sie daran, dass es für manche Menschen wichtig ist, sich darüber im Klaren zu sein, was passiert. Sie wollen sich nicht die Vorwürfe anhören: „Wie konnten Sie mich nicht in die Kopie aufnehmen?!“ Ich habe zwei Monate an diesem Projekt gearbeitet!“ Fügen Sie im Zweifelsfall alle hinzu, die etwas mit der Frage zu tun haben. Vielleicht wird es nicht jedem gefallen, dass er abgelenkt wird, aber gegen Sie wird es keine Beschwerden geben.
Sie abonnieren nicht
Du hast „Mit freundlichen Grüßen, Mascha“ geschrieben und denkst, dass alles in Ordnung ist, aber der Empfänger des Briefes sitzt da und fragt sich, was für eine Mascha das ist. Aus der Druckerei? Oder vielleicht ein Illustrator? Um ihn nicht im Unklaren zu lassen, richten Sie eine Signatur ein, die automatisch am Ende jeder Ihrer Nachrichten eingefügt wird. Geben Sie unbedingt Ihren Vor- und Nachnamen, den Firmennamen, Ihre Position und Kontaktinformationen wie Skype oder Telefonnummer an. Sie können eine Adresse hinzufügen – das ist zwar Werbung, aber unaufdringlich.
Du wählst den falschen Zeitpunkt
Nachts Briefe zu schreiben ist nicht das Beste beste Idee. Grund eins: Wahrscheinlich sind Sie tagsüber furchtbar müde, denken nicht besonders gut und laufen Gefahr, alle oben genannten Fehler zu machen. Grund zwei: Die Lawine der Morgenpost wird Ihren Mitternachtsbrief begraben und der Adressat wird ihn in naher Zukunft definitiv nicht mehr sehen. Und drittens: Offenbar hat man nichts Besseres zu tun, wenn man morgens um drei Geschäftsbriefe schreibt.
Unser Rat: Wenn nichts Wichtiges oder Dringendes passiert ist, senden Sie Nachrichten von Montag bis Freitag und darüber hinaus Arbeitszeit wie alle normalen Menschen.
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