Восемь способов улучшить свою самоорганизацию. Как планировать время, чтобы всё успевать Планирование времени как способ самоорганизации

Хорошие привычки свойственны успешным людям. Одна из самых полезных – эффективное планирование времени. Каждому человеку известна ситуация, когда день проходит в напряженной работе, а результат не оправдывает ожиданий. Более того, возникает еще большая загруженность и напряжение.

Правильное планирование с легкостью решит эту проблему. Вы не только сможете справиться со всеми намеченными целями и делами, но и сохраните запас энергии и сил.

Принцип 70/30

Специалистами давно доказано, что ежеминутное планирование своего дня не приведет к ожидаемым результатам. Невозможно просчитать все вплоть до минуты. У жизни свое расписание, в которой всегда есть место неожиданностям и непредвиденным обстоятельствам.

К тому же стоит отметить, что, если человек все же попытается контролировать свой день по секундам, он постепенно начнет превращаться в робота, где нет места полноценному отдыху и обыденным радостям.

Какой самый оптимальный выход? Существует методика, предполагающая планирование 70% времени. Стоит помнить, что «эффект неожиданности» присутствует в нашей жизни ежедневно, поэтому оставшиеся 30% держите про запас.

Думайте о завтрашнем дне

Если вписать эту привычку в каждодневную жизнь, ваши дела заметно пойдут вверх. Приучите себя каждый вечер думать о делах, которые предстоит разрешить уже завтра. При этом специалисты советуют визуализировать намеченные планы. Заведите ежедневник, где вы сможете записывать то, что хотите реализовать.

Разделите свою записную книжку на несколько столбцов. С левой стороны помечайте приоритетные задачи, с правой – менее важные дела, не отличающиеся большой срочностью. В исключительных обстоятельствах их можно отложить, но старайтесь не откладывать в долгий ящик.

Справились с каким-то делом? Не забудьте вычеркнуть его из списка. Это нужно для того, чтобы ощущался прогресс. Он восполнит ваши силы и будет вдохновлять на дальнейшие подвиги. Постоянно убывающий список задач также служит подтверждением того, что вы успешно справляетесь с намеченным планом.

Психологи дают интересный совет. В конце каждого дня записывайте в ежедневнике ободряющие фразы, побуждающие к действию. Они не только простимулируют на следующий день, но и позволят не расслабляться раньше времени.

Большая часть приходится на утро

Важный совет: постарайтесь разрешить большую часть своих дел до обеда. Почему это работает? Стоит вам увидеть, что все важные и запланированные задачи успешно сделаны, вы почувствуете невероятную легкость.

Проведите обеденный перерыв с пользой. В эти минуты лучше всего сделать звонки близким людям, ответить на пропущенные вызовы или оплатить коммунальные услуги. На вечернее время остается самый минимум, в особенности те дела, которые доставляют удовольствие и расслабление.

Отдых во время работы

Правила планирования рабочего времени подразумевают не только действия, но и отдых, который является обязательным условием. У каждого человека есть свои потребности в наличии и продолжительности свободного времени. Однако специалисты по тайм-менеджменту утверждают, что лучше всего зарекомендовал себя такой метод: вы работаете 50 минут, при этом на отдых выделяете 10. Поначалу можно посвящать делам 45 минут, делая перерыв на 15.

Как эффективнее использовать время на отдых? Наилучшим вариантом будет не кратковременный сон или социальные сети, а физические упражнения. Если ваша работа связана с компьютером, обязательна разминка для глаз и шеи. Полезным занятием будет и легкий перекус, уборка рабочего места, саморазвитие или необходимые телефонные звонки.

Реальные планы

В погоне за достижением каждодневных задач не стоит вдаваться в крайности. Не берите на себя невыполнимые объемы работ. В этом случае вы всё равно не успеете сделать всё, что намечено, тем самым будете чувствовать неудовлетворенность в конце дня. Рассчитывайте свои силы и составляйте рациональный список.

Здесь стоит отметить важный момент. Не путайте планы с целями, которые могут и должны быть трудновыполнимыми. Планирование своего рабочего времени для того и нужно, чтобы добиться их в кратчайший и запланированный срок.

Не следует работать с утра и до глубокой ночи. Лучше разбейте свои цели на несколько блоков, решая их планомерно и стабильно. Этот продуктивный вариант эффективнее хаотичных действий. Более того, он поможет сохранить энергию под конец дня.

Отличным дополнением будет графа в списке, указывающая, на сколько процентов выполнен план. Она наглядно покажет ваш рост или, наоборот, упадок, скорректирует дальнейшие действия. Старайтесь не только выполнить ежедневный план, но и перевыполнить его хотя бы на малый процент. В результате вы справитесь не только с записанными в ежедневнике заданиями, но и дополнительными делами. Вам будет приятно замечать свою продуктивность в виде 150%, 170% и т.д.

Необходимая тишина

Многие люди даже не замечают того, что работают в неподобающих условиях. Шум телевизора или радио, голоса родственников и коллег мешают сконцентрироваться, тем самым снижая продуктивность. В итоге вы полны свежих сплетен и лишней информации.

Важные и срочные дела требуют чрезвычайной сосредоточенности. Поэтому тишина должна стать вашим верным спутником. Только так вы сможете достигнуть наилучшего результата.

Важность порядка

Успешные люди славятся порядком как в мыслях, так и на рабочем месте. Сложно работать за столом, на котором невозможно ничего найти из-за путаницы и беспорядка в документах. Ежедневно выделяйте несколько минут на уборку. Порядок сделает вас более организованным и значительно сэкономит время.

Рекомендуем выбросить устаревшие, бесполезные вещи, которые не принесут никакой пользы. Это поможет освободить рабочий стол. Помните, что каждая вещь должна иметь свое место. Канцелярские магазины в огромном количестве выпускают наборы и футляры для хранения. Как только вы наведете порядок, дела сразу пойдут вверх.

Прочь ненужные вещи

Бывают такие вещи, от которых сложно избавиться. Мы уговариваем себя, что когда-нибудь они принесут пользу, но этот момент никогда не настанет. Более того, уже давно доказано, что старые вещи и предметы быта полны негативной энергетики, пусть и убраны в дальний шкаф или на антресоль.

Обратите внимание не только на свой рабочий стол, но и пространство в доме или офисе в целом. Соберитесь с силами и выбросите все бесполезные вещи, которые хранятся на лучшие времена. Одежду можно отдать в детские дома или другим нуждающимся людям. В результате вы ощутите легкость, что послужит толчком для дальнейшего развития и осуществления намеченных дел.

Образ жизни

Любой вид спорта, будь то художественная гимнастика или плаванье, должен обязательно числиться в вашем ежедневном расписании. Даже обыкновенная зарядка повысит ваш тонус, и вы удивитесь результатам, если будете заниматься упражнениями регулярно.

Кто такой Дэн Кеннеди и почему к нему стоит прислушиваться? Его по праву можно назвать успешным человеком, который на своем примере доказал важность времени. Сейчас он мультимиллионер и автор книг, где раскрыты секреты его богатства и статуса. Основные советы таковы:

1.Внимание на телефон. Безусловно, мобильные телефоны и прочие гаджеты полезны в повседневной жизни. Но стоит учесть, что они выступают не только помощниками, но и скрытыми врагами. Если вы заняты важным делом, приучите себя игнорировать звонки. Собеседник настойчив? В случае, когда причина разговора не является срочной, перезвоните в обеденный перерыв ли после работы.

2.Ограничьте деловые встречи. Некоторые люди считают, что беспрерывные деловые встречи приведут к успеху. Это не совсем так. Миллионеры всеми силами пытаются их ограничить. Старайтесь выполнять следующее:

• Сократите количество переговоров и встреч до самого минимума.
• Помните, что многие переговоры можно провести не только лично, но и удаленно. В этом случае помощь окажет телефон, скайп и другие онлайн-приложения.
• Говорите сразу же по делу и поставьте ограниченное количество времени на встречу. Формальные разговоры о погоде украдут драгоценные минуты.
• Активно пользуйтесь делегацией полномочий, если есть такая возможность.

3.Пунктуальность. Эта черта дисциплинирует вас и делает более авторитетным в глазах других людей. Требуйте от подчиненных своевременного прихода на работу. Не забывайте показывать пример своей персоной.

4.Любовь к спискам. Дэн Кеннеди подтверждает, что ведение ежедневника и составление списков просто необходимо. Каждый день мы сталкиваемся с огромным потоком задач, поэтому память может что-то упустить.

5.Необходимость каталогов. Вам следует приучить себя хранить важные отчеты или письма в хронологическом порядке, будь то папка на компьютере или распечатанный вариант. В случае необходимости вы всегда сможете найти необходимые документы.

Никогда не начинайте день, если он еще не распланирован на бумаге.Джим Рон

Если понаблюдать за разными людьми в течение хотя бы одного рабочего дня или недели, станет заметно, насколько важно планирование времени как способ самоорганизации. Имея в сутках те же 24 часа, кто-то успевает совмещать работу, учебу, спорт и личную жизнь, а кто-то даже с одной работой справляется неудовлетворительно. Одни строят карьеру, учат иностранный язык, получают второе высшее образование, а другие уже год не могут заставить себя заняться английским или начать бегать по утрам. Виновата всегда нехватка времени: даже если вы ничего не делаете, вам все равно его не хватает. Знакомо?

Давайте посмотрим правде в глаза: в нехватке времени виновато не количество часов в сутках, а человек, который не умеет правильно ими пользоваться или не хочет.

Что же именно мешает многим из нас успевать делать все задуманное? Как правило, это одна из двух основных проблем или обе сразу:

1. Психологический фактор. Пассивность, уныние, лень, низкий уровень мотивации или страх провала – все это заставляет нас раз за разом откладывать важные дела и искать оправдания. Самое удобное оправдание – нехватка времени.
2. Неорганизованность. Целеустремленный человек тоже может хронически не успевать. Виной тому неумение планировать и упорядочивать дела, а также оценивать ресурсы и возможности.

Почему важно планировать свое время

В первую очередь поймите главное: времени никогда не станет больше, в сутках всегда будет 24 часа, а в неделе – 7 суток. Если вам кажется, что сейчас вы слишком загружены, и чтобы подступиться к бесконечному списку несделанного, следует подождать более свободных дней, не обманывайте себя. И через месяц, и через год вы будете загружены точно так же, только другими делами, ведь жизнь не дает передышек, у нее всегда будет чем вас занять. Откажитесь от выжидающей тактики сразу, ваш единственный вариант – действие. Если вы не верите, что сможете совмещать работу, учебу и спорт, посмотрите на людей, которые это делают.

Главное отличие успешных людей от неуспевающих – грамотное планирование дня для максимального использования времени.

Люди, которые все успевают, не супермены. Они так же ограничены во времени и вынуждены спать по 6–8 часов в сутки, так же устают, так же имеют семьи, друзей, увлечения и т. д. Все, что их отличает от вас, – они точно знают, когда и что сделают, и сколько времени у них это займет. Дисциплинированный человек всегда имеет:

Тайм-менеджмент – очень популярное направление всевозможных курсов, тренингов и авторских методик по саморазвитию и повышению личной эффективности . Его востребованность хорошо показывает, насколько актуальна проблема самоорганизации для современного человека. Подходы к решению этой проблемы разнятся между собой, как правило, только в деталях. Основные же направления развития всегда одни и те же – это дисциплина и планирование. Простые принципы и правила правильного планирования времени из нашей подборки помогут вам освоить азы тайм-менеджмента без обучения на специализированных курсах.

Стройте планы на бумаге

Американские социологи провели интересный многолетний эксперимент с участием студентов колледжей. Среди учащихся был проведен опрос на тему планирования и организации времени, по результатам которого опрошенные были разделены на три группы (от самой малочисленной к самой обширной):

1. Студенты, которые ведут органайзер или каким-либо другим способом записывают свои планы и цели.
2. Студенты, которые ничего не записывают, но точно знают, чего хотят.
3. Студенты, не знающие, чего они хотят, не строящие планов и не записывающие их на бумагу.

Спустя целых 10 лет социологи разыскали и повторно опросили участников эксперимента. По результатам опроса выяснилось, что самые низкие доходы имеет третья группа участников, доходы второй группы оказались выше в два-три раза, доходы первой группы – в десятки раз.

Простая привычка вести ежедневник может изменить вашу жизнь до неузнаваемости.

Однако к этому тоже следует подходить с умом:

• составляя список дел, делите их по срочности: безотлагательные, средней срочности, несрочные;
• разбивайте крупные задачи на составные части, иначе есть риск не успеть;
• в первую очередь делайте самые трудные дела; когда сделано самое трудное, список дел уже не выглядит таким пугающим;
• вычеркивайте дела из списка – видеть, как длинный список тает на глазах, – отличная мотивация;
• не ограничивайтесь одним рабочим днем, составляйте планы на неделю, на месяц, на год и даже больше.

Чего я хочу и что я делаю

Лень и неуверенность в себе – коварные враги, их очень сложно победить именно потому, что они действуют окольными путями. Вы ведь никогда не скажете себе: «Мне лень и я боюсь провалиться, поэтому я отложу это дело». Вы скажете: «Я всего на минутку загляну в одноклассники» или «Я давно не звонил другу/подруге, только узнаю, как у него дела, и сразу обратно». Дьявол живет в мелочах: каждый раз, когда вы отвлекаетесь на внешне невинную мелочь, тратите несколько драгоценных минут. А когда возвращаетесь к делу, с ужасом обнаруживаете, что оно не стало привлекательнее ни на йоту, и тогда появляется новая мелочь, на которую так приятно отвлечься. Это забирает не только время, но и энергию, поэтому скоро вы обнаружите, что устали, так ничего и не сделав. Кстати, прекрасный повод отложить дело до завтра, не правда ли?

Даже в пустой комнате с железными стенами ленивый человек найдет, чем отвлечься от работы.

Если вы неуверенный в себе человек, и причина вашей лени – страх провала, вам помогут методы эффективного планирования личного времени. Контролировать себя вы можете самостоятельно. Для этого возьмите в привычку задавать себе два вопроса:

1. Чего я хочу?
2. Что я делаю?

Эта практика выявляет и наглядно демонстрирует все предательские ухищрения вашей лени: как только ответ на второй вопрос перестает соответствовать ответу на первый, пора бить тревогу.

Будьте педантичны

Все сталкивались с сильным раздражением и даже гневом занятого человека, когда кто-то что-то переставил местами на его столе или навел небольшой беспорядок в его личных вещах. Таких людей обычно упрекают в том, что они делают из мухи слона и нервничают из-за ерунды. На самом же деле один из эффективных способов экономии времени – привычка держать личные вещи в идеальном порядке, и это совсем не ерунда.

Лучше один раз навести порядок в вещах, чем десять раз потратить время на поиск нужной вещи.

Убирая вещь со своего места, вы вынуждаете хозяина тратить время на ее поиск, сбиваться с рабочего ритма и испытывать раздражение по этому поводу. Неудивительно, что он в бешенстве, – вы воруете его время и нервы. Пусть это кажется мелочью неорганизованным людям, не стоит равняться на них. Держите вещи так, чтобы все нужное всегда было у вас под рукой, придавайте этому значение, это действительно важно.

Выработайте рабочий ритм

Человек, который дает волю лени, большую часть дня, недели или месяца работает очень медленно, затем обнаруживает, что не укладывается в сроки, и начинает работать неестественно быстро. Качество такой работы всегда страдает: в гонках со временем, в ажиотаже и стремлении не завалить сроки любой ценой исполнитель может недоглядеть и упустить очень многое. Кроме того, «завалы» вредны для здоровья – они чреваты как физическими нагрузками, так и нервным напряжением.

Очень часто нехватка времени возникает из-за того, что мы не спешили, когда времени было много.

Этого можно избежать, если выработать оптимальные техники планирования времени и подходящий ритм работы, при котором процесс не будет приводить к чрезмерной усталости и нервным перегрузкам, а результат будет готов к назначенному времени. Спокойная и планомерная работа позволит уделять больше внимания мелочам и положительно скажется на качестве, а самое главное – вы забудете про завалы навсегда.

Разгружайте себя

Народная мудрость гласит: «хочешь сделать хорошо – сделай сам». Но если дел, которые нужно сделать хорошо, слишком много, у вас быстро возникнет дефицит времени, с которым не справится никакой тайм-менеджмент. В основе эффективного планирования времени лежит адекватная оценка возможностей. Лучше не пытаться использовать себя более чем на 100%, это сработает на короткой дистанции, но в перспективе сулит массу проблем.

Тайм-менеджмент учит не растягивать на неделю работу, на которую хватит одного дня, но он никогда не научит вас делать за день недельный объем работы.

Многие задачи можно делегировать коллегам и подчиненным. Возможно, многие из них компетентнее вас в определенных вопросах и быстрее справятся с поручением. Не исключено, что вы сможете выполнять больше дел первостепенной важности, если перепоручите менее важные дела другим людям. Ищите способы разгрузить свое время, не теряя в результате, – это тоже часть искусства грамотного управления временем.

Иногда даже самого занятого человека может преследовать ощущение, что у него слишком много времени уходит на несущественные дела. Бывает ли, что перед тем, как приступить к работе, вы пять минут ищете потерянный документ, еще пять минут – нужное сообщение в электронной почте, заваленной кипами виртуального спама? Таким образом, за сутки набегает целый час, который потрачен на поиск потерянных вещей. И это всего лишь за одни сутки – затем эти часы суммируются и год за годом превращаются в целые дни и недели.

Множество людей страдают от плохой самоорганизации. И, в то время как они могут утешать себя, что творческий человек способен эффективно работать среди царящего вокруг хаоса, такая неорганизованность в итоге может стоить очень дорого. Например, повышения, которое ускользнет прямо из-под носа из-за недостатка нужных качеств. Отсутствие дисциплины увеличивает количество стресса, а также снижает креативность. В общем, оно не позволяет человеку быть эффективным и дотягивать до своих потенциальных возможностей.

Пять советов, которые улучшат навыки эффективной самоорганизации

Давайте рассмотрим несколько способов, которые позволят повысить формирование навыков самоорганизации, и, таким образом, приблизить к достижению желанных целей.

1. Используйте записную книжку .И по сей день она остается одним из мощнейших инструментов самоорганизации. Вы можете записывать важные мысли во время разговора с руководителем или с коллегами. Или же она поможет зафиксировать нужную информацию при общении с клиентом по телефону. Так или иначе, все необходимые данные будут собираться в одном месте. Вам больше не придется полагаться лишь на свою память – ведь события в современном мире сменяются настолько быстро, что человеческий мозг просто не в состоянии в течение длительного времени удерживать нужную информацию.

2. Ежедневно уделяйте около пятнадцати минут на то, чтобы организовать свой день . Это может быть написание списка дел накануне вечером, или же подготовка к предстоящему рабочему дню. Важно, чтобы ваше время не расходовалось стихийно – качественно продумав дела, которые должны быть выполнены и то, что необходимо для работы, вы повысите свою эффективность в разы.

3. Каждой вещи – свое место . Некоторые мамочки учат своих детей, что их игрушки и другие вещи должны иметь свой собственный «дом». Попробуйте стать на время для себя такой «мамочкой». Пускай «домом» для ваших ключей станет определенное место на полке. Как насчет одежды, журналов, пишущих принадлежностей? Приучив себя к порядку, вы сможете сэкономить немало времени и оградить себя от лишнего стресса.

4. Регулярно наводите порядок на своем рабочем столе . Часто он становится той зоной, где скапливается огромное количество старых бумаг, ненужных проектов и других не имеющих отношения к делам документов. Уборка является одним из лучших способов организовать свое пространство для более продуктивной работы.

Если же вы боретесь с плохой организованностью дома – то первым шагом будет избавление от бесполезных вещей и наведение чистоты. Выбросьте старую одежду, выходящие из срока годности лекарства, ненужные предметы.

5. Разработайте систему поддержки порядка . Однажды избавившись от хлама и наведя чистоту, вы испытаете чувство огромного облегчения. Но спешим предупредить – оно вряд ли продлится долго. Вещи вокруг вас будут упорно стремиться к энтропии – этому поспособствуют потоки новых предметов или документов. Чтобы противостоять им, разработайте собственную систему поддержания порядка. Например, своевременное уничтожение ненужных файлов поможет предупредить скопление мусора на рабочем столе.

Научиться быть организованным – непростая задача. Однако при желании она под силам любому. Внедрите в свою жизнь описанные правила – и скоро вы обязательно начнете наслаждаться теми результатами, которые принесут организованность и дисциплина.

Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.

По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.

Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!

Начнем, друзья!

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.

Ещё один вариант определения.

Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, успевай больше!

Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.

В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».

Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

1. Каждый день с утра составлять список дел.
2. Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.

Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.

Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

• строгий учёт времени;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
• организация мотивации.

Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.

Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.

Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.

Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.

Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.

Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.

Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.

Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.

Что объединяет многих великих людей? Да Винчи, Наполеон, Генри Форд – список можно продолжать до бесконечности…. Почему при равном для всех капитале под названием время они смогли многого достичь? Нам, как и им, дано 24 часа в сутки. Так почему же им было этого достаточно, чтобы стать великими? Причин может быть множество, начиная от лени и заканчивая неумением эффективно использовать этот ресурс. И хотя время является единственным невосполнимым ресурсом, существует способ управлять временем – организовывать свое поведение. Давайте попытаемся разобраться на практике, в чём истинная причина нашей непродуктивности.

Причина первая: Отсутствие видения своего будущего, целей и точек отсчета

Любая цель может быть выполнена, если цель определена. Если Вы не видите себя в ближайшей перспективе, то не сможете увидеть и в долгосрочной. При не поставленных целях Вы плывёте по течению, и Вашей жизнью управляет стихия, целый океан событий и обстоятельств, кто угодно, но только не Вы сами. Результат? Нет цели – нет ориентиров, приоритетов, а значит – сил, энергии и желания двигаться вперёд.

Решение

Наконец ответить себе на главный вопрос «а чего я хочу от жизни»?». Постановка цели должна быть первичной. Её нужно сформулировать, сделать чёткой. Затем нужно понять, какими путями к этой цели можно прийти и составить график. Любые корректировки маршрута возможны в процессе движения. Ведь именно в движении появляются новые возможности, новые знакомства, новые решения и предложения. Но если Вы стоите на месте, то Ваши шансы равны нулю. У Колумба тоже первоначальная цель была другая, но не начав движения, он бы не открыл Америку! Вспомним слова мастера восточных единоборств Брюса Ли - «Цель не обязательно должна достигаться. Порой это просто направление, куда следует двигаться дальше».

Причина вторая: Расфокусировка, попытки сделать всё и сразу

Практика показывает, что невозможно быть одновременно эффективным всегда и везде. Отсутствие концентрации на определённой задаче, значительно снижает Вашу эффективность. Гораздо проще добиться выдающихся результатов в одном виде деятельности. Научно доказано, что сознание работает со 100 % КПД в режиме – одна задача в одну единицу времени. Поэтому забудьте про многозадачность и максимально сконцентрируйтесь на той работе, которую выполняете в данный момент.

Решение

Представьте себе, что Ваше рабочее время значительно сократилось. Какие дела Вы сделали бы сегодня в первую очередь? Нужно расставить приоритеты и решить для себя: какие из целей более важные, а какие могут подождать». Выстраивать рабочий день нужно вокруг самого важного, а текущие дела, такие как звонки или почта должны стоять на втором месте. Разделите работу на срочную, необходимую и просто ту, которую может выполнить другой. Не бойтесь делегировать свои обязанности. После того, как Вы разделите свою работу по срочности, наверняка Вы найдете те задания, которые легче переложить на плечи других, чем тратить свое время.

Причина третья: Неспособность сказать «нет»

Одной из причин утечки стратегического времени являются дела, которые не являются важными для Вас, навязанные Вам другими. Неумение отказывать, часто связано с низкой самооценкой, недостаточной уверенностью в себе. Ведь так хочется быть хорошим для всех. Когда мы говорим «Да» делам других, мы одномоментно говорим «Нет» своим делам. Мы не призываем Вам говорить «НЕТ» всем и всегда, но в процесс е управления временем, важно определить для себя не только то, что Я ДЕЛАЮ, но и что я НЕ делаю.

Решение

Итак Вы решили в каких ситуациях говорить твёрдое НЕТ. Постарайтесь это сделать максимально корректно. Возможно придется к этому подготовится. Поставьте себя на место другого человека, и подумайте: а в какой форме Вы бы хотели услышать НЕТ?

Причина четвёртая: Неумение отдыхать

Успешный человек отличается от неудачника тем, как именно он проводит свободное время. А как Вы проводите своё свободное время? А есть ли оно вообще у Вас? Отсутствие свободного времени приводит к отсутствию контакта с внутренним Я. Нет контакта с внутренним Я – нет возможности услышать о своих желаниях, мечтаниях, целях. В забитой суетой и вечной текучкой голове, нет места гениальным и свежим мыслям.

Решение

Свободное время, как и работа, должно быть тщательно организовано. Планируйте отдых заранее. Но не стоит руководствоваться принципом – пол года работаем – две недели отдыхаем. Вы должны четко организовать свой досуг в течении различных временных величин - дня, недели и месяца. Например: в течение дня это переключения во время работы. Оптимальный график – полтора часа работы – 5-7 минут отдыха - небольшая зарядка-разрядка на рабочем месте. Обязателен вечерний отдых. В течении недели – дни для друзей, семьи, творчества. В течении месяца придумайте себе какое-нибудь Путешествие. Ведь до развития туризма, путешествия были способом обучения. А самое главное – нужно приучить себя во время отдыха – не думать о работе.

Причина пятая: Отсутствие самодисциплины

Книги и статьи, которые Вы прочтёте по тайм-менеджменту, будут иметь нужный эффект лишь в том случае, если Вы действительно готовы к переменам в жизни и готовы действовать. Такими действиями могут быть: пересмотр жизненных ценностей отказ от малоэффективных и затратных по времени проектов преодоления себя и самоограничения ежедневный упорный труд на пути к своей цели. Сорок лет назад в Стэнфорде начался эксперимент с группой детей в возрасте 4-5лет, наглядно доказавший, что умение (или неумение) поступиться сиюминутной выгодой и подождать большего вознаграждения может определить нашу судьбу. Каждому из участников эксперимента предложили кусочек мармелада и пообещали дать второй, если малыш потерпит четверть часа и не будет есть лакомство сразу. Затем, последующие сорок лет, продолжали наблюдать, что же происходило с этими детьми дальше. Все, кто не съел мармелад, добились впечатляющих успехов. Большинство из тех, кто не устоял перед соблазном, так и не добился значимого успеха в жизни.

Решение

Не набрасывайтесь на мармелад. По крайней мере сразу. Тренируйте ваш характер и оттачивайте навыки самодисциплины.